Tietosuojaseloste

16.6.2018

 TIETOSUOJASELOSTE – Keski-Suomen Yleisurheilu

 

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

 

Rekisterinpitäjä: Keski-Suomen Yleisurheilu ry 

Osoite: Onkapannu 2, 40700 JYVÄSKYLÄ 

Puhelin: 0503484690 tai 0503813820 

Sähköposti: laura.nuutinen@kesli.fi 

Yhteyshenkilö: Laura Nuutinen 

 

2. Rekisteröidyt 

 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. 

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. 

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

 

Rekisterissä käsitellään Keski-Suomen Yleisurheilun jäsenten, kumppanien sekä asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: 

- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi 

- Rekisteröidyn kotipaikka 

- Rekisteröidyn sähköpostiosoite 

- Rekisteröidyn puhelinnumero 

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

 

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään. 

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Keski-Suomen Yleisurheilu ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

 

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: 

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; 

- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai 

- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. 

 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

 

9. Henkilötietojen säilytysaika 

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Keski-Suomen Yleisurheilu jäsen tai niin kauan kun henkilö pyytää tietojensa poistettavan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. 

 

10. Profilointi 

 

Keski-Suomen Yleisurheilu ry voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä. Profilointi voi olla esim. jäsenseuran puheenjohtajat tai toiminnanjohtajat. 

 

11. Rekisteröidyn oikeudet 

 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Keski-Suomen Yleisurheilun kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; 

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 

- vaatia henkilötietojensa poistamista; 

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu; 

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja 

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

 

13. Yhteydenotot 

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen laura.nuutinen@kesli.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

Keski-Suomen Yleisurheilu ry / Keski-Suomen Liikunta ry 

Onkapannu 2, 40700 Jyväskylä 

 

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.